Logiciel de gestion de stock pour grossistes, dépôts et commerces

Le catalogue : articles et prestations

• Une fiche par article : nom, code-barres (facultatif, mais c'est lui qui rend la douchette utile), catégorie, unité de vente, prix de vente, prix d'achat, quantité initiale et seuil d'alerte.
• Des unités libres : pièce, heure, forfait, kg, litre, mètre, m²… Une prestation (coupe, lavage, réparation, main-d'œuvre) se vend sans quantité, sans rupture et sans peser dans la valeur du stock.
• Un import en une fois : un fichier CSV ou Excel (nom, prix, code-barres, quantité, catégorie…) dont les colonnes sont reconnues automatiquement, même en français. Idéal pour démarrer avec un catalogue déjà tenu dans un tableur.
• Des étiquettes : pour un article sans code-barres, la fiche imprime ses propres étiquettes (nom, prix et code généré).
• Un catalogue partagé entre les boutiques d'un même propriétaire, avec des prix communs (formules Sync et Multi-caisse).

Vente au poids et balance à étiquettes

Un article peut être déclaré « vendu au poids » (kg, mètre, litre) : la caisse accepte 0,5 kg, le prix reste au kilo et le stock se compte en milli-unités, donc jamais de décimale flottante en base. Avec le module Tarifs et promotions, les tarifs de gros et les packs se lisent en unités de vente (« dès 12 kg », « 3 kg pour 2 000 »).

Avec une balance à étiquettes, chaque article au poids reçoit un code court (PLU) dans sa fiche ; la caisse décode le code imprimé par la balance (poids ou prix), retrouve l'article et prépare la pesée. Un conditionnement d'achat (un sac de 25 kg, un carton de douze) propose « nombre × prix du sac » à l'approvisionnement et remplit la ligne en unités de vente.

Acheter, réceptionner, payer les fournisseurs

• Réceptionner : on choisit le fournisseur (ou on le crée au passage), la référence du bordereau, les produits reçus avec la quantité et le prix d'achat réel, et le montant payé tout de suite. Le stock entre et la dette du fournisseur suit.
• Suivre les dettes : chaque fournisseur garde son solde, avec les réceptions concernées et les règlements (espèces, virement, mobile money).
• Commander avant la rupture : la demande d'approvisionnement propose quoi recommander d'après les alertes de stock (articles sous leur seuil ou en rupture, avec la quantité pour revenir au double du seuil), puis génère des bons de commande numérotés, imprimables (A4 avec les formules Sync et Multi-caisse, ticket avec la formule Local).
• La réception fait foi : à l'arrivée, elle reprend le bon, et le fournisseur, le prix négocié et la quantité réellement livrée se corrigent. Stock, coût moyen et dette suivent d'un seul geste.
• Le justificatif au bout du bouton : « Justif. » joint la facture du fournisseur à la réception, et le bon signé au bon de commande.

Inventaire, ruptures et péremption

• Inventaire : on saisit les quantités comptées, ou on scanne rayon par rayon avec POScan depuis le téléphone. Les écarts sont calculés, le stock est ajusté, et chaque ajustement reste tracé.
• Alertes : un filtre montre ce qui est au seuil ou en rupture. Un stock négatif signale une vente passée avant la réception : on corrige par une réception ou un inventaire.
• Date limite de vente : une date par article fait apparaître un badge « J-3 » ou « périmé ». La ligne de caisse marque l'article périmé sans jamais bloquer la vente, et la démarque sort le stock au motif « péremption ».

Réserve et rayon (module Magasin)

Beaucoup de commerces ont deux lieux pour la même marchandise : le rayon, qui se vend, et la réserve, d'où l'on remonte. Le module Magasin installe ce second compteur à côté du stock de vente : les entrées (réception, stock initial, import) nomment leur destination, et le ravitaillement sort la réserve et fait entrer le rayon dans le même geste, au coût moyen de la réserve. Chaque ravitaillement est numéroté (RVT-C1-000001) et garde qui a sorti quoi. La réserve a son propre inventaire et ses propres pertes (casse, péremption, vol). Ce module s'ajoute à la licence du commerce ; tant qu'il n'est pas ouvert, ses onglets n'apparaissent pas.

Plusieurs commerces, livraisons

• Transferts entre commerces : expédier sort le stock de la boutique d'origine, recevoir le fait entrer. L'expédition demande la formule Multi-caisse ; la réception fonctionne toujours. La valeur de la marchandise suit le coût d'achat, des deux côtés, sans marge créée.
• Livraisons (module Livraisons) : une vente encaissée tout de suite peut être livrée plus tard. Le bon de livraison suit la marchandise (adresse, date, livreur, frais), passe « en tournée », accepte une remise partielle, et le reste reste à livrer. Le client paie toujours la marchandise à la caisse.

Questions fréquentes

Comment la marge est-elle calculée ?

À partir du prix d'achat moyen : chaque réception met à jour le coût moyen de l'article, et la marge brute est la vente moins ce coût. Saisissez le prix effectivement payé, transport et remises compris.

Peut-on importer un catalogue existant ?

Oui : un fichier CSV ou Excel s'importe en une fois, avec des colonnes reconnues automatiquement. Un module de migration lit aussi les exports d'autres logiciels (Loyverse, Square, Shopify, Odoo, Hiboutik, Zettle) ou un cahier maison, avec un essai à blanc avant d'écrire.

Que se passe-t-il si une marchandise est vendue avant sa réception ?

Avec une caisse, la vente passe : le stock devient négatif et est signalé, puis se corrige par une réception ou un inventaire. Seul le stock partagé entre caisses, s'il est activé, refuse de vendre deux fois la dernière unité.

Les produits au poids sont-ils gérés ?

Oui : vente au kilo, au litre ou au mètre par quantités décimales, balance à étiquettes (PLU), conditionnement d'achat, et tarifs de gros avec le module Tarifs et promotions.

Peut-on gérer une réserve et un rayon ?

Oui, avec le module Magasin : la réserve est un second compteur, et le ravitaillement la vide au profit du rayon en un geste.