Justificatifs numérisés et audit : des livres vérifiables

Une pièce pour chaque document

Le bouton « Justif. (n) » figure sur les réceptions, les bons de commande, les dépenses, les bons de caisse, les reçus de créance, les factures A4, les écritures, les bulletins et paiements de paie, les avances, les déclarations, les transferts, les livraisons et les arrêtés de session. Joindre la pièce est facultatif, mais c'est ce qui rend la comptabilité vérifiable.

Deux gestes : un fichier, ou un scan au téléphone

• Un fichier : une photo ou un PDF. Toute image est recompressée automatiquement (JPEG, grand côté de 1 600 px, au plus 350 Ko) pour que la sauvegarde en ligne ne gonfle pas ; un PDF est accepté jusqu'à 2 Mo.
• Un scan : sur le poste fixe, « Scanner » affiche un QR code que POScan lit sur le téléphone. Le téléphone scanne les pages (recadrage automatique, ou quatre coins tirés à la main ; gris ou couleur ; jusqu'à 20 pages ; rotation et suppression), on valide, et elles arrivent directement sur le document que le QR désignait. Le QR est à usage unique et valable 15 minutes ; un téléphone jamais appairé s'appaire en ce seul scan, une fois autorisé dans Paramètres, Matériel (réglage éteint par défaut).
• Si le Wi-Fi hésite, l'envoi se retente tout seul, et un envoi déjà reçu n'est jamais compté deux fois. Sur la caisse mobile, le bouton ouvre directement la caméra.
• Une pièce se relit dans la visionneuse (les pages d'un scan se feuillettent), se range dans un dossier du poste, ou se retire : le contenu part, la trace (nom, taille, auteur, date) reste au journal d'audit.

Le dossier du comptable

En fin de période, Comptabilité, Exporter, « Dossier des justificatifs » range toutes les pièces de la période : un sous-dossier par type et par document, les scans multi-pages assemblés en un PDF, plus un index.csv (type, date, numéro, libellé, fichier, pages, taille, auteur, date d'ajout). L'onglet Justificatifs de la comptabilité liste aussi les envois de la période, avec un filtre par type, une recherche par numéro, libellé ou nom de fichier, et un téléchargement de la sélection. Les fichiers s'écrivent dans le dossier choisi : rien ne part sur le réseau.

Un compte Auditeur en lecture seule

• L'auditeur a son propre compte et son PIN. Il consulte les ventes, les achats, les dépenses, la facturation, la paie et la comptabilité, lit le journal d'audit, et exporte en Excel, CSV ou FEC, sans rien pouvoir modifier.
• Le modèle « Auditeur » de l'écran des rôles coche ses permissions d'un geste : consultation des ventes, des clients, des rapports (avec export), des achats, des dépenses, de la facturation, de la paie et de la comptabilité, plus les états financiers et le journal d'audit.
• Les permissions sont vérifiées côté cœur de l'application, pas seulement en masquant des boutons : un compte sans permission se voit refuser l'action.

Une trace de chaque geste

• Le journal d'audit garde chaque remise, annulation et ouverture de tiroir, avec son auteur et son horodatage.
• Une vente n'est jamais effacée : un retour crée une vente inverse, rattachée à l'originale. Une écriture comptable se corrige par une contre-écriture, une dépense se contre-passe.
• Les pièces de caisse (bons d'entrée et de sortie, reçus de règlement) sont numérotées par poste, avec le montant en toutes lettres.
• L'écart de caisse se constate, il ne s'efface pas : la note de fermeture garde la cause.

Ce que POS Plus ne fait pas (aujourd'hui)

• Il n'y a pas de reconnaissance de texte (OCR) des justificatifs : la pièce est rangée et rattachée, pas lue.
• Les justificatifs s'exportent dans un dossier avec un index, pas en archive ZIP.
• Le journal d'audit se lit dans l'application (Paramètres, Maintenance), pas dans le tableau de bord web ; il n'est pas exportable, et l'écran affiche les 100 dernières entrées.
• L'auditeur est un compte à PIN, en lecture seule, sur une installation de POS Plus : il n'y a pas de lien d'invitation.

Questions fréquentes

Comment joindre un reçu à une dépense ?

Avec le bouton « Justif. » de la ligne : on ajoute une photo ou un PDF, ou on scanne la pièce avec le téléphone via POScan. La pièce arrive directement sur la dépense concernée.

L'auditeur peut-il modifier quelque chose ?

Non. Le rôle Auditeur est en lecture seule : il consulte, lit le journal d'audit et exporte, mais aucune commande qui écrit n'accepte la permission de consultation.

Peut-on scanner un justificatif avec un téléphone ?

Oui : POScan lit le QR code affiché par le poste, cadre les pages (automatiquement ou à la main), en gris ou en couleur, jusqu'à 20 pages, et les envoie sur le document. Cela passe par le Wi-Fi local, sans internet.

Les justificatifs partent-ils sur internet ?

Pas à l'export : les fichiers se génèrent sur la machine. Avec la sauvegarde en ligne activée, les pièces suivent la sauvegarde du commerce.

Une vente peut-elle être supprimée ?

Non. Une vente n'est jamais modifiée ni supprimée : un retour crée une vente inverse, et l'historique garde toute l'histoire.